Архив документов в локальной сети

[UncleD]

Надеюсь на вашу подсказку.
Есть ситуация, вполне обычная. Локальная сеть, в ней общая файловая помойка, на ней разбросана масса документов по неструктурированным папкам, внутри которых все организовано только усмотрением создавшего его пользователя и одному ему понятной логике. Наверное, многие такое видели. И если видели и самим приходилось копаться, то наверняка понимаете, что есть документы, которые нужны всем и которые длительное время не изменяются, например, такие как устав организации, или наоборот изменяющиеся довольно часто (ЕГРЮЛ). Может быть кто-нибудь на форуме пытался привести все это в порядок хотя бы для себя? Не просто раскидав нужные себе файлы на локальной машине в одной папке, а подошел к вопросу более масштабно? Развернул веб-сервер в сети и публикует на нем файлы, и у него там есть удобный поиск, можно задавать критерии документов и раскидывать их по группам, вести историю версий для изменящихся документов и еще с кучей всяких радужных плюшек?:) Если есть такой человек, отзовись, подскажи как ты сделал всем хорошо, и главное самому себе?)

[алерт]

Менять документы нельзя. Сохраненный на сервере файл больше никогда не меняется. При необходимости на сервер сохраняется новая редакция документа. Так они последовательно накапливаются с указанием на время и автора. это если нужен порядок в деле. Если не нужен... можно всё.

[UncleD]

Менять документы нельзя. Сохраненный на сервере файл больше никогда не меняется. При необходимости на сервер сохраняется новая редакция документа. Так они последовательно накапливаются с указанием на время и автора. это если нужен порядок в деле. Если не нужен... можно всё. »
Они и не должны меняться, речь в общем-то идет про сканы документов.

[алерт]

Не должны, но откуда вы знаете...? В конторах тот ещё цирк творится иногда...

[UncleD]

Не должны, но откуда вы знаете...? В конторах тот ещё цирк творится иногда... »
Например, есть устав организации, это такая штука, которая меняется довольно редко, а если меняется, то все причастные лица в курсе происходящего, и я в том числе. Есть протокол собрания о выборе генерального директора и приказ о его назначении, перемены в них, а значит и в руководстве сложно не заметить. Когда изменится устав, то организация начнет жить по новому уставу и старый будет не актуален и нужен, если только для истории, тоже самое с директором, приказ о назначении старого директора ни как не может подтвердить полномочия нового, как следствие нафиг не нужен. А есть выписки из ЕГРЮЛ, и при взаимодействии с другими организациями их иногда запрашивают, при чем разные организации просят выписки разной свежести, кому-то дай свеженькую, что бы была получена не более месяца назад, а кому-то хватит и полугодовалой давности, и в этом случае сохранять старую версию документа будет не лишним.

[алерт]

Устав существует в нескольких экземплярах, все из которых заверены налоговой. Вы устав никак на сервер не загрузите, потому что уставы пока что только в бумажной форме существуют. На сервер можно загрузить только файл изображения, которое является изображением устава, только если получено фотографированием или сканированием устава. Если же в изображение внесено изменение, это изображение более не является изображением устава. Хотите Вы знать, что у Вас на сервере хранится, или не хотите, это только вам решать. Офисных идиотов можно обуздать только тотальным контролем.

[UncleD]

Устав существует в нескольких экземплярах »
И все они одинаковые, и мне хватит скана одного из них.Вы устав никак на сервер не загрузите, потому что уставы пока что только в бумажной форме существуют »
Я выше уже писал, что говорю про сканы документов.
Если же в изображение внесено изменение, это изображение более не является изображением устава. »
Предоставление подложных документов является как минимум административно наказуемым деянием, наверное по-этому мы таким не занимаемся.
Хотите Вы знать, что у Вас на сервере хранится, или не хотите, это только вам решать »
Вот именно хочу, и веб-сервер с историей версий прекрасно с этим справиться, в отличии от обычной файловой помойки без персонализированного доступа.
Офисных идиотов можно обуздать только тотальным контролем. »
Можете обуздывать, и называть идиотами. А я хочу создать условия, при которых в силу своего незнания чего-либо из чужой профессиональной области у сотрудников будет меньше шансов совершить ошибку.
По сути, вопрос сводиться к возможности загрузки на сервер "картинок" или pdf и добавления к ним нескольких свойств, по которым их проще было бы найти, и совсем прекрасно, если есть разделение прав доступа РО/едит. Из этого прошу, не усложняйте чисто технический вопрос бумажками и людьми.

[Iska]

UncleD, тем не менее, вопрос этот не технический, а организационный. Вы задавались вопросом, как и почему возникла упомянутая файлопомойка на сервере, почему до сих пор не были предприняты меры к её какой-либо организации? Или, если таковые попытки предпринимались, то почему были неуспешными? Вы задумывались над этим?

Посмотрите, как организовано хранение и ведение информации на текущий момент, как организованы каталоги, как именуются файлы, делает ли уже сейчас хоть кто-нибудь заполнение свойств документов, например, тех же ключевых слов? Как организовано хранение истории версий на текущий момент?

Понимаете, никакие веб- или просто серверы, никакие изощрённейшие средства WorkFlow сами по себе никак не помогут в наведении порядка, если в самой организации царит хаос и отсутствуют единые для всех (!) правила. Всё, о чём Вы пишете, вполне может быть организовано, пусть и отчасти «ручками», уже на существующем уровне безо всяких «web-серверов».

[UncleD]

UncleD, тем не менее, вопрос этот не технический, а организационный. Вы задавались вопросом, как и почему возникла упомянутая файлопомойка на сервере, почему до сих пор не были предприняты меры к её какой-либо организации? Или, если таковые попытки предпринимались, то почему были неуспешными? Вы задумывались над этим?
Посмотрите, как организовано хранение и ведение информации на текущий момент, как организованы каталоги, как именуются файлы, делает ли уже сейчас хоть кто-нибудь заполнение свойств документов, например, тех же ключевых слов? Как организовано хранение истории версий на текущий момент?
Понимаете, никакие веб- или просто серверы, никакие изощрённейшие средства WorkFlow сами по себе никак не помогут в наведении порядка, если в самой организации царит хаос и отсутствуют единые для всех (!) правила. Всё, о чём Вы пишете, вполне может быть организовано, пусть и отчасти «ручками», уже на существующем уровне безо всяких «web-серверов». »
Давайте еще упростим, я и только я буду загружать туда документы и делать к ним описания, все остальные будут работать в режиме РО, и только если захотят. А такой сложный путь реализации всего лишь моя хотелка, в целях расширения кругозора, если хотите.

[алерт]

Предоставление подложных документов является как минимум административно наказуемым деянием, наверное по-этому мы таким не занимаемся. »
Значит вы должны обеспечить неизменность загруженных на сервер файлов и только авторизованный доступ. Иначе однажды кудато будет подана измененная копия, заверенная диром, и случиться айяйяй.

я и только я буду загружать туда документы и делать к ним описания »

Зря. Всех собак на вас повесят. вы должны обеспечить неизменность загруженных на сервер файлов и только авторизованный доступ. И тогда каждый работник будет понимать, что за его косяк в документах найдут именно его и банкет будет за его счет. Идиоты резко образумятся.

[Busla]

Давайте еще упростим, я и только я буду загружать туда документы и делать к ним описания, все остальные будут работать в режиме РО, и только если захотят. »
у меня в итоге так и было организовано:
у каждого отдела была сетевая папка с документами только для чтения, писать в которую мог только руководитель отдела (или конкретный ответсвенный). Все знали, что если нужен последний прайс - идём в публичную папку отдела продаж. А всякие "спецпредложения", старые, промежуточные были в их внутренней папке, не видной другим отделам.

[DJ Mogarych]

Так как в некоторых конторах, где я работал, руководство решить ничего по делу было не в состоянии, а "работать надо", я делал так:

Создавал папку "Инфо", где были выложены документы, которые время от времени нужны всем - заявки, уставы, приказы, регламенты и прочее. У всех доступ туда был на чтение, а у канцелярии и секретарей - ещё и на запись, т. е., люди обращались к ним, чтобы что-то выложить. Какие-то менее общие документы распределялись по подпапкам.

Ещё была папка "Обмен" - где у всех пользователей домена был доступ на чтение и запись, но по воскресеньям оттуда всё удалялось. Пользователи были предупреждены, что конфиденциальную информацию таким образом передавать не стоило.

Также, был развёрнут Nextcloud, где можно было уже обмениваться как угодно и чем угодно, в том числе, публиковать ссылки в интернет.

Сейчас я бы сделал ещё и DokuWiki, где были бы инструкции для пользователей и регламенты, переведённые на человеческий язык.

[Busla]

Ещё была папка "Обмен" - где у всех пользователей домена был доступ на чтение и запись, но по воскресеньям оттуда всё удалялось. »
Всё равно нужно как-то уведомлять коллегу, что туда для него что-то положили. Поэтому для оперативного обмена файлами между отделами/подразделениями использовали внутренний IM (jabber) - точнее, для это в основном и заводили.

[DJ Mogarych]

Если коллеги возрастом 40+, для них легче по телефону. Мессенджер - как вариант, он был (на базе Kerio Connect, по протоколу XMPP), но им не пользовался никто.

В Nextcloud есть удобная фича - после расшарки файла можно сразу письмецо кинуть прямо из интерфейса.